Atunci când munca ta se desfășoară în cea mai mare parte a timpului acasă, lucrurile pot scăpa de sub control foarte ușor. În sensul că ajungi la un moment dat să amesteci treburile personale și ale casei cu munca pe care o ai de făcut pentru job-ul pe care îl ai și pentru care ești plătită. Iar lucrurile se pot dezechilibra atât de mult încât ajungi să faci în unele zile doar muncă de birou și nu mai rezolvi nimic din ceea ce aveai de făcut prin casă sau în oraș, sau te ocupi toată ziulica de treburi personale și apoi te trezești că iei în brațe un dosar la care încerci să lucrezi la ora 22.30 și te întrebi de ce nu te poți concentra și nu dai randament.

Mai sunt și acele perioade în care se adună multe lucruri pe lista aceea de “TO DO” pe care o ai, scrisă sau doar mentală, și devii copleșită de dimensiunile ei, eventual intri și în panică. Mintea îți zboară în toate direcțiile, întrebări peste întrebări se amestecă și învăluie gândirea într-o pânză de păianjen, prioritizarea nu dă roade pentru că nu poți decide limpede ce să faci mai întâi. Toate par urgente, toate parcă trebuie rezolvate azi, acum, ieri, săptămâna trecută. Simți cum îți iese fum pe urechi și miroase a creier prăjit. Ce prăjit? Incendiat de-a dreptul! Ce să mai? Productivitatea ta a murit. Sau dacă nu a murit, sigur trage un pui de somn și visează la vacanță. Vacaaaanțăăă! Relaxareee!

Ți se pare familiară descrierea? Nici o grijă. Întotdeauna există cel puțin o soluție. Cel mai adesea ajungem în situația mai sus descrisă pentru că ne mințim sau pentru că întradevăr nu știm să estimăm corect de cât timp avem nevoie pentru a rezolva anumite sarcini pe care le avem de dus la bun sfârșit. Mai apoi intervin distragerile, care pot fi nenumărate. Pornind de la rețelele de socializare, conversațiile telefonice, e-mail-urile care par importante dar nu sunt, pisica cerșetoare de atenție, până la vecinul care a decis să facă, folosind bormașina, schweitzer într-un perete al apartamentului său și în nervii tăi.

Am făcut un pic de documentare pe marginea subiectului productivității și am ales să testez mai multe metode pentru a spori numărul de lucruri pe care le fac într-o zi și mai ales să găsesc un echilibru între munca “de birou” și treburile personale. Cea care a dat cele mai bune rezultate și căreia i-am rămas fidelă este denumită Tehnica Pomodoro. Prin urmare o împărtășesc și cu tine, în speranța că te va ajuta să ieși din impas atunci când și mintea ta intră în panică sau în vacanță, deși ai o mulțime de lucruri de rezolvat.

Tehnica Pomodoro a fost dezvoltată de Francesco Cirillo în anii de studenție pe când se afla în sesiune. Era confuz, productivitatea lui era extrem de scăzută și avea nevoie de o modalitate de a structura materia pe care o avea de învățat în așa fel încât să fie cât mai eficient cu timpul pe care îl avea la dispoziție. Denumirea de Pomodoro vine de la un cronometru de bucătărie al mamei lui care avea forma unei tomate – pomodoro în italiană. Tehnica a fost perfecționată de-a lungul anilor și a ajuns să fie predată în seminarii. Dacă vrei să aprofundezi poți găsi detalii mai multe aici. Eu îți voi prezenta metoda în varianta ei prescurtată pentru a înțelege pașii de bază.

Așadar, pe scurt, tehnica Pomodoro constă în următoarele:
Task-urile pe care le ai de îndeplinit le împarți pe intervale de timp de câte un pomodoro sau mai multe. Un pomodoro este de fapt un interval de timp de 25 de minute de lucru neîntrerupt și concentrat, urmat de o pauză de 5 minute.
Setezi cronometrul pentru 25 de minute, îl ții la vedere pentru că e important să știi cât timp mai ai la dispoziție și începi să lucrezi. Când expiră timpul, te oprești și faci o pauză de 5 minute. Această pauză îți dă ocazia să te deconectezi, să te hidratezi, să te ridici un pic de pe scaun și să faci câțiva pași, sau să te gândești la următoarea destinație pentru o vacanță. Alegerea îți aparține. Ideea e să nu continui să lucrezi, ci să faci acea pauză.
Continui cu încă trei intervale de 25 de minute de lucru, fiecare din ele urmate de 5 minute de pauză.
După patru seturi de 25 cu 5 urmează o pauză de 15 până la 30 de minute. În timpul acestei pause mai lungi ai ocazia de a face ordine pe birou, de a-ți face o cafea și a o savura, de a verifica e-mail-urile și de a formula răspunsuri succinte acolo unde este cazul, de a trimite un mesaj scurt pe telefon cuiva care te-a sunat în timp ce lucrai, sau pur și simplu să te odihnești visând cu ochii deschiși.
Urmează o nouă serie de 4 seturi de 25 cu 5, adică încă două ore de lucru intens, concentrat, neîntrerut decât de cele 5 minute de pauză.

În funcție de cât de mult ai de lucru îți poți împărți ziua în intervale de 4 serii de 25 cu 5, urmate de 30 de minute de pauză. Astfel profiți din plin de timpul tău de muncă, fără a te epuiza, fără a te înțepeni de spate pentru că alegi să te miști în pauzele de lucru. Satisfacția la finalul zilei va fi maximă, văzând cât de productivă ai fost, ce randament ai dat și cât de multe ai bifat pe “TO DO List”. În plus, dacă ții “scorul” și notezi în dreptul fiecărui task timpul ce ți-a fost necesar pentru a-l îndeplini, vei putea pe viitor să faci estimări mai realiste.

Dincolo de tehnica aplicată am mai stabilit câteva reguli de la care încerc din răsputeri să nu mă abat.
În primul rând am stabilit faptul că “munca de birou” se desfășoară în cursul dimineții până spre după-amiază. În intervalul orar stabilit am inclus atât munca specifică job-ului, cât și activitățile ce țin de blogging (scrierea articolelor, documentare, implicare on line în comunitatea de bloggeri).

În acest timp închid toate notificările de pe rețelele de socializare și adresele de e-mail, pentru că mă pot distrage. Aloc pauze o dată la două ore în care verific dacă am de răspuns la ceva important și formulez totul cât mai scurt și la obiect.

Telefonul este și el pus pe modul silențios și răspund, pe cât posibil, doar apelurilor legate de job. Dacă mă sună cineva din familie încerc să scurtez conversațiile, lăsând “statul la povești” pentru perioada de după programul de muncă. Alte apeluri sunt respinse și revin la ele mai târziu.

Abia după-amiază mă ocup de chestiuni personale cum ar fi să răspund la e-mail-urile ce nu erau urgente, la acele telefoane de genul “Ce faaaaci? N-am mai povestit de mult!”, iar în acest timp mai rezolv și din treburile casei, că doar de aceea s-a inventat hands free-ul, nu doar pentru momentele când sunt la volan.

Treburile pe care le am de rezolvat în oraș încerc să mi le programez în aceeași zi, să ies din casă o dată și bine, să le rezolv pe toate. Dacă ies în fiecare zi pierd timp prețios, mai ales în trafic.

Am început totodată să fac uz de un planner în care îmi programez task-urile pe domeniile mele de activitate și încerc să fiu realistă și să estimez corect timpul de care am nevoie pentru fiecare lucru de pe listă, în așa fel încât să nu mă aglomerez. Dacă ajung să fac o listă prea lungă pentru care timpul fizic nu îmi ajunge, la finalul zilei poate fi demoralizant să văd câte chestiuni au rămas nebifate. Teoria mâncatului elefantului e aplicabilă aici. Când ai un elefant de mâncat îl împarți în porții, nu? Nu îl mănânci tot odată. Trebuie să îți oferi timp să digeri pentru că altfel ți se face rău.

Am realizat în timp faptul că a stabilirea a trei task-uri importante pe care să le fac mai întâi e foarte utilă. După de le bifez pe acelea mă ocup de altele mai mici sau de însemnătate mai redusă. O altă chestiune care funcționează pentru mine este să rezolv prima dată acel lucru care mă atrage cel mai puțin. Dimineața la prima oră sunt mai energică și pot face față provocărilor mult mai ușor. Dacă las treaba aceea nasoală spre finalul programului de lucru am toate șansele să o amân pe ziua următoare și apoi pe cealaltă și tot așa până se transformă într-un pitic ce îmi sare pe creier și mă stresează. Dacă o rezolv pe aceea prima dată, restul e mai atractiv și mai ușor de “atacat”.

Toate astea puse la un loc mi-au salvat productivitatea, m-au ajutat să îmi organizez timpul în mod eficient și mi-au readus liniștea. Astfel am scăpat de stresul lui “n-am timp” și reușesc să mă ocup și de acele lucruri care îmi fac plăcere și mă relaxează, având conștiința împăcată că mi-am făcut treaba. Iar când îmi petrec timpul cu cei dragi, e un timp de calitate și nu îmi mai tropăie pitici pe creier distrugându-mi Zen-ul.

Tu cum îți organizezi timpul și ce metode au dat roade pentru tine până acum?

 

Sursa foto: blueshiftinnovation.com

December 2, 2016

Tehnica Pomodoro – un instrument util pentru organizarea timpul de lucru

Atunci când munca ta se desfășoară în cea mai mare parte a timpului acasă, lucrurile pot scăpa de sub control foarte ușor. În sensul că ajungi […]
November 25, 2016

Râsul: cea mai ieftină terapie

O ascultam azi pe Mariana Nichitean în timp ce administra, ascultătorilor Viva FM, doza de educație. Printre altele am reținut faptul că există studii care indică […]
November 10, 2016
rochii de seara elegante

De ce se îmbracă femeile în rochii de seară elegante la nuntă?

Niciodată nu mi-au plăcut evenimentele simandicoase. Știți, alea de trebuie să te îmbraci la patru ace, să stai țeapăn și să zâmbești frumos la poze. Și […]
November 9, 2016

Cum să decorezi casa, ieftin și frumos (I)

După mai bine de șase luni de zile de muncă (chin și stres), am reușit să îmi iau primul apartament. Agonie si extaz! În bloc nou, […]